Rowan SGA
Resumen: La integración entre un SGA y un ERP es el argumento que más paraliza la decisión de implantar un sistema de almacén. Este artículo explica qué datos tienen que fluir entre los dos sistemas, cuáles son los plazos realistas según el tipo de ERP y qué es lo que realmente alarga un proyecto cuando se alarga.
Tabla de contenidos
- Por qué la integración asusta más de lo que debería
- Qué datos tienen que fluir entre el ERP y el SGA
- Cómo funciona técnicamente la integración
- Plazos reales según el ERP que tengas
- Qué alarga un proyecto de integración de verdad
- Qué puedes esperar de Rowan en este punto
- Preguntas frecuentes
Por qué la integración asusta más de lo que debería
Cuando un director de operaciones o un CEO se sienta a evaluar un SGA, la primera pregunta suele ser: “¿Y cómo encaja esto con nuestro ERP?”. Detrás de esa pregunta hay un miedo concreto: que la integración se convierta en un proyecto de seis meses, con consultores externos, reuniones interminables y un coste que nadie presupuestó.
Ese miedo tiene base. Hay proyectos de integración que se alargan. Pero la causa casi nunca es la integración en sí: es que nadie mapeó los datos antes de empezar, o que el ERP no tiene API documentada, o que hay cuatro departamentos que no se hablan entre sí.
Un SGA SaaS moderno no necesita conectarse a todo tu ERP. Necesita conectarse a los datos que importan para operar el almacén. Eso es un subconjunto mucho más manejable.
Qué datos tienen que fluir entre el ERP y el SGA
La integración entre un SGA y un ERP tiene dos direcciones. No son simétricas: el volumen de datos y la frecuencia de sincronización difieren.
Del ERP al SGA:
- Pedidos de compra (para que el almacén sepa qué esperar en recepción)
- Pedidos de venta o transferencia (para que el SGA construya las órdenes de picking)
- Maestro de artículos: referencias, descripciones, unidades de medida, si controla lote o caducidad
- Proveedores y clientes (para albaranes y documentos de expedición)
Del SGA al ERP:
- Confirmación de recepciones: qué se recibió, en qué lote, con qué caducidad y con qué discrepancias respecto al pedido
- Movimientos de stock: entradas, salidas, ajustes, traspasos entre almacenes
- Confirmación de expediciones: bultos, albarán, transportista
- Estado del inventario: stock disponible por SKU, por lote y por ubicación
El ERP es la fuente de verdad de lo comercial y lo financiero. El SGA es la fuente de verdad de lo físico: dónde está cada palé, qué hueco tiene capacidad, qué lote sale primero.
Esa división es la que hay que tener clara antes de empezar a hablar de conectores.
Cómo funciona técnicamente la integración
La mayoría de ERPs actuales exponen sus datos mediante alguno de estos mecanismos:
- API REST: el método más limpio y el que permite integración en tiempo real o casi real. ERPs como Odoo, Holded, Sage 200, SAP Business One o NetSuite tienen APIs documentadas.
- Webhooks o eventos: el ERP notifica al SGA cuando ocurre algo (nuevo pedido, cambio de referencia). Reduce la necesidad de polling.
- Ficheros de intercambio (CSV, XML, EDI): el método más antiguo, todavía habitual en ERPs on-premise o desarrollos a medida. Funciona, pero implica sincronización por lotes en lugar de tiempo real.
- Base de datos directa: el acceso directo a tablas del ERP es posible técnicamente, pero arriesgado de mantener si el proveedor actualiza el esquema.
Lo que determina la complejidad no es el SGA: es la madurez de la capa de integración del ERP. Un ERP con API REST bien documentada se puede integrar en semanas. Un ERP con exportación manual de CSV se puede integrar igual, pero hay que automatizar el proceso de volcado.
Para ampliar el contexto sobre qué cubre un SGA frente a un ERP en el plano operativo, puedes leer la diferencia entre ERP y SGA en operaciones de almacén.
Plazos reales según el ERP que tengas
Estos son los rangos habituales en proyectos de integración SGA-ERP, sin contar la configuración interna del SGA:
- ERP con API REST documentada y activa (Odoo, Holded, Sage 200, SAP B1): entre 2 y 6 semanas para los flujos principales. Depende de cuántos objetos hay que sincronizar y si el maestro de artículos está limpio.
- ERP on-premise con exportación por fichero (navision antiguo, desarrollos a medida, ERPs sectoriales): entre 4 y 10 semanas. El tiempo se va en definir el formato, automatizar la exportación y validar la integridad de los datos.
- ERP sin capa de integración expuesta (legacy muy cerrado o sin proveedor activo): puede requerir un middleware o una capa ETL. El plazo se extiende y conviene valorar si merece la pena o si es mejor convivir con una sincronización manual parcial en la fase inicial.
El plazo más frecuente en empresas medianas con un ERP estándar es de 4 a 8 semanas para tener los flujos principales en producción. No seis meses.
Lo que sí puede tardar más es la limpieza del maestro de artículos en el ERP. Si tienes referencias duplicadas, unidades de medida inconsistentes o SKUs sin datos de lote cuando deberían tenerlos, eso hay que resolverlo antes de integrar, no durante.
También puedes ver cuánto tarda en implantarse un software de almacén para entender las fases completas del proyecto, no solo la integración.
Qué alarga un proyecto de integración de verdad
Estos son los factores que, en la práctica, convierten una integración de 6 semanas en una de 6 meses:
- Maestro de artículos sucio: referencias duplicadas, unidades de medida sin criterio, campos de lote vacíos donde no deberían estar. Arreglar esto lleva tiempo, pero es trabajo del ERP, no del SGA.
- Nadie con acceso técnico al ERP: si para hacer una consulta a la API necesitas abrir un ticket al proveedor del ERP y esperar 10 días, el proyecto se fragmenta.
- Scope creep en los requisitos: empiezas con pedidos de venta y recepciones, y a mitad del proyecto alguien añade la sincronización de precios, de condiciones de proveedor y de facturación. Eso no es integración de almacén, es otro proyecto.
- Falta de datos de prueba reales: integrar con pedidos de prueba inventados valida la técnica, pero no valida el negocio. Cuando entran pedidos reales con referencias que no existen en el maestro del SGA, el flujo se rompe.
- Ausencia de un responsable interno claro: alguien tiene que tomar decisiones de mapeo de datos. Si ese rol no existe o cambia durante el proyecto, las semanas pasan sin avance.
Ninguno de estos factores depende del SGA. Dependen de cómo está organizado el ERP y de si hay alguien en la empresa que conozca los dos sistemas.
Qué puedes esperar de Rowan en este punto
Rowan expone una API REST que permite que un ERP externo envíe pedidos de compra y venta, y reciba confirmaciones de recepción, expedición y movimientos de stock. El intercambio de datos es el estándar en este tipo de integraciones: JSON sobre HTTPS, con autenticación por token.
Lo que no hacemos es prometer que la integración no tiene fricción. Tiene fricción si el maestro de artículos tiene problemas, si el ERP no expone sus datos de forma accesible o si los roles internos no están definidos. Lo decimos antes de empezar, no después.
La demo de 30 minutos incluye revisar contigo qué ERP tienes y qué capa de integración ofrece, para darte un plazo honesto antes de que tomes ninguna decisión.
Si lo que necesitas es entender primero si un SGA tiene sentido para tu operación antes de entrar en la integración, compara opciones de SGA SaaS para mediana empresa en España con un marco de evaluación concreto.
Si quieres hablar de tu caso, puedes contactarnos en rowansga.com.
Preguntas frecuentes
¿Puedo usar el SGA sin integración con el ERP?
Sí. Muchas empresas arrancan con integración manual: exportan pedidos del ERP en CSV y los importan al SGA, y al final del día exportan los movimientos de vuelta. No es lo ideal a largo plazo, pero permite empezar a operar con el SGA mientras se construye la integración automática. Es una decisión pragmática y válida.
¿Qué pasa si mi ERP es un desarrollo a medida?
Depende de si tiene alguna capa de exportación de datos. Si el desarrollo tiene acceso a base de datos o genera ficheros estructurados, la integración es posible. Si es completamente cerrado y el proveedor original ya no existe, hay que evaluar si tiene sentido invertir en un middleware o si es mejor plantearse un cambio de ERP en paralelo.
¿El SGA tiene que estar en el mismo servidor que el ERP?
No. Rowan es SaaS con datos alojados en España. Se comunica con el ERP a través de API o ficheros, independientemente de si el ERP está en la nube o en servidores propios. No requiere instalación en tu infraestructura.
¿Qué ocurre si hay una discrepancia entre el pedido del ERP y lo que llega físicamente?
El SGA registra la discrepancia línea a línea en la recepción. Puedes configurar si esa discrepancia se comunica automáticamente al ERP o si queda pendiente de validación manual. Lo habitual es que el ERP necesite saber qué se recibió realmente para cuadrar la factura del proveedor.
¿Cuántas referencias puede manejar la integración?
No hay un límite técnico por número de referencias en la integración. El límite práctico está en la calidad del maestro de artículos: si tienes 8.000 SKUs activos pero 2.000 tienen datos inconsistentes, esos 2.000 van a dar problemas en la integración. El volumen no es el problema; la limpieza del dato, sí.