Rowan SGA
Resumen: En almacenes del sector alimentario, la gestión de lote y caducidad no es una funcionalidad adicional: es el núcleo de la operación. Un SGA que no aplique FEFO de forma automática en el picking no es apto para este entorno. Este artículo explica qué debe hacer el software y dónde falla la mayoría de los ERP genéricos.
Tabla de contenidos
- Por qué FIFO y FEFO no son opcionales en alimentación
- Qué datos captura el SGA en recepción
- Cómo se almacena y ubica el lote en el almacén
- FEFO en el picking: cómo funciona en la práctica
- Trazabilidad hacia atrás y hacia adelante
- Alertas de caducidad próxima
- Lo que un ERP genérico no hace
- Qué necesitas antes de implantar un SGA para alimentación
Por qué FIFO y FEFO no son opcionales en alimentación
En un almacén de distribución alimentaria, salir de lote equivocado no es un error de stock: puede ser un problema de seguridad alimentaria, una devolución masiva o una sanción de la autoridad sanitaria.
FIFO (First In, First Out) garantiza que el primer lote que entra es el primero en salir. FEFO (First Expired, First Out) va un paso más allá: prioriza el lote que antes caduca, independientemente del orden de entrada.
En la práctica, FEFO es el criterio correcto para la mayoría de productos alimentarios. Un lote recibido antes pero con fecha de caducidad posterior no debe salir primero si hay otro lote que vence en menos tiempo. El software tiene que saber esto y aplicarlo sin que el operario tome esa decisión manualmente en cada picking.
En alimentación, FEFO no es una opción de configuración: es el comportamiento por defecto que el sistema debe garantizar sin intervención del operario.
Si el SGA deja la elección del lote al criterio del preparador, la trazabilidad es declarativa, no real.
Qué datos captura el SGA en recepción
El momento en que el lote entra en el sistema es crítico. En recepción, el SGA debe capturar al menos:
- Número de lote del proveedor
- Fecha de caducidad o de consumo preferente
- Fecha de fabricación (cuando aplica)
- Cantidad recibida por lote
- Referencia de albarán del proveedor
Esto ocurre línea a línea, no como entrada global del pedido. Si recibes un palé con tres lotes distintos del mismo SKU, el sistema los registra como tres entradas separadas, cada una con su lote y su caducidad. No se mezclan.
La recepción línea a línea permite detectar discrepancias en el momento de la recepción, no cuando ya está el producto ubicado y mezclado con otro lote.
Cómo se almacena y ubica el lote en el almacén
Una vez recepcionado, cada unidad de lote se asigna a un hueco concreto. El SGA no gestiona solo cantidades por SKU: gestiona cantidades por SKU + lote + hueco.
Esto tiene consecuencias operativas directas:
- Dos lotes del mismo producto nunca comparten hueco salvo que el sistema lo permita explícitamente y la configuración lo justifique.
- La ubicación de cada lote es consultable en tiempo real: sabes exactamente en qué hueco está el lote 2024-B con caducidad 15/03/2025.
- Si tienes zonas de temperatura controlada, el SGA puede restringir qué tipos de hueco son elegibles para qué referencias.
La gestión de ubicaciones con huecos y capacidades es la base estructural que hace posible la trazabilidad real. Sin ella, el lote queda registrado en el sistema pero no localizado físicamente.
FEFO en el picking: cómo funciona en la práctica
Cuando llega una orden de picking para un SKU con gestión FEFO, el SGA calcula automáticamente qué lote debe salir primero. El operario recibe en su dispositivo la instrucción directa: hueco, lote, cantidad.
El operario no elige. No consulta una lista de lotes. No recuerda qué llegó antes. El sistema le dirige al hueco correcto con el lote correcto.
Si el hueco de picking está agotado o tiene stock insuficiente, el reabastecimiento automático trae el stock desde la zona de reserva, respetando el mismo criterio FEFO.
El flujo completo de una orden de picking con lote y caducidad funciona así:
- El sistema identifica el lote con caducidad más próxima para el SKU pedido.
- Localiza el hueco donde está ubicado ese lote.
- Genera la instrucción de picking con lote y hueco explícitos.
- El operario confirma la recogida escaneando el lote.
- El sistema actualiza el stock del hueco y del lote en tiempo real.
Si hay discrepancia entre lo que dice el sistema y lo que el operario encuentra físicamente, se registra como incidencia antes de que el producto salga al cliente.
Trazabilidad hacia atrás y hacia adelante
La trazabilidad en alimentación tiene dos direcciones y el SGA debe cubrir ambas.
Hacia atrás: dado un pedido de cliente, saber qué lotes se expidieron, cuándo se recibieron esos lotes y de qué proveedor proceden. Esto es lo que necesitas si hay una alerta sanitaria o una reclamación.
Hacia adelante: dado un lote de proveedor, saber a qué pedidos de cliente fue, en qué fechas y en qué cantidades. Esto es lo que necesitas si el propio proveedor te notifica un problema con ese lote.
En Rowan, el lote viaja como dato estructural desde la recepción hasta el albarán de expedición. No es un campo de texto libre que alguien rellena: es un identificador que el sistema asocia a cada movimiento de stock, cada tarea de picking y cada línea de expedición.
La trazabilidad por lote y caducidad no es una pantalla de consulta: es el resultado de haber estructurado bien cada paso de la operación.
Alertas de caducidad próxima
Un SGA para alimentación debe permitirte configurar umbrales de alerta por caducidad. Por ejemplo:
- Alerta a 30 días de la caducidad: el lote entra en prioridad máxima de salida.
- Alerta a 7 días: el lote se bloquea para nuevos pedidos si no puede salir antes de vencer.
- Lotes caducados: quedan bloqueados automáticamente, no pueden asignarse a ninguna orden.
Estos umbrales dependen del tipo de producto. Un lácteo con 14 días de vida útil necesita reglas distintas a una conserva con 24 meses. El sistema debe permitir configurar esos parámetros por referencia o por familia de producto, no de forma global para todo el catálogo.
El control de stock en tiempo real incluye saber cuántas unidades de cada lote tienes, dónde están y cuánto tiempo les queda. Sin eso, el responsable de almacén trabaja sobre estimaciones, no sobre datos.
Lo que un ERP genérico no hace
La mayoría de los ERP genéricos gestionan lote y caducidad como campos informativos, no como lógica operativa. El lote se registra, pero el sistema no fuerza FEFO en el picking. El operario puede consultar el dato, pero no hay nada que le impida coger el lote equivocado.
Las consecuencias más frecuentes son:
- Expedición de producto con caducidad próxima mezclado con producto fresco porque el preparador tomó el palé más accesible.
- Imposibilidad de trazar un lote específico en menos de una hora cuando hay una alerta sanitaria.
- Inventario de lotes incorrecto porque las devoluciones no se re-asocian al lote original.
- Stock teórico distinto al físico porque dos lotes del mismo SKU se han ubicado juntos sin registro separado.
Un ERP puede ser muy potente en facturación, compras o contabilidad, y completamente insuficiente para gestionar un almacén alimentario con criterios FEFO reales. La diferencia entre ERP y SGA no es de tamaño ni de precio: es de profundidad operativa en el almacén.
Qué necesitas antes de implantar un SGA para alimentación
Antes de evaluar cualquier software, conviene tener claro el punto de partida:
- ¿Cuántos SKUs con gestión de lote y caducidad tienes actualmente?
- ¿Tus proveedores incluyen el número de lote en el albarán o en el etiquetado?
- ¿Tienes zonas diferenciadas por temperatura o por tipo de producto?
- ¿Tu operación requiere FIFO, FEFO o ambas según la familia de producto?
- ¿Tienes integración con un ERP para pedidos de venta y compra, o gestionas eso de forma separada?
Las respuestas a estas preguntas determinan la complejidad del encaje, no el precio del software. Un almacén con 200 SKUs frescos y tres zonas de temperatura necesita una configuración distinta a un almacén de conservas con rotación mensual.
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