Cómo solicitar una prueba de software de gestión de almacén sin perder el tiempo

Resumen: Antes de pedir una demo de SGA, necesitas reunir cuatro o cinco datos concretos sobre tu operación y una lista de preguntas que no admitan respuesta genérica. Este artículo te explica qué preparar, qué preguntar y cómo descartar un proveedor antes de llegar a la segunda reunión.

• Qué datos necesitas antes de pedir la prueba
• Preguntas que no pueden quedarse sin respuesta concreta
• Criterios de descarte durante la demo
• Qué esperar de una evaluación bien estructurada
• Cómo solicitar la prueba de Rowan SGA

Qué datos necesitas antes de pedir la prueba

Una demo genérica se nota a los diez minutos: el proveedor muestra una pantalla bonita, un flujo de ejemplo con referencias inventadas y ningún escenario que se parezca a lo que ocurre en tu nave cada mañana. Para evitarlo, llega con tus propios números.

Volumen y estructura del almacén:

• Número de referencias activas (SKU) en los últimos 90 días
• Número de ubicaciones o huecos físicos aproximados
• Si tienes zonas diferenciadas: refrigeración, alta rotación, reserva, devoluciones
• Número de operarios que trabajan en el almacén a la vez

Flujos críticos:

• Cuántas líneas de pedido procesas al día de media
• Si trabajas con lotes, caducidades o números de serie
• Qué porcentaje de tus referencias necesitan reposición frecuente desde zona de reserva al hueco de picking
• Si gestionas más de un almacén o vas a hacerlo pronto

Problemas actuales cuantificados:

No tienes que saber la cifra exacta, pero sí el orden de magnitud. Por ejemplo: “detectamos discrepancias en recepción unas tres veces por semana” o “tardamos dos horas en hacer un recuento de una zona”. Esos datos son los que permiten al proveedor mostrarte algo relevante, no un flujo de demo de catálogo.

Qué tienes hoy:

Si llevas el stock en Excel, di cuántas pestañas tiene el archivo y quién lo actualiza. Si tienes un ERP, di qué módulo de almacén usas y qué operaciones acabas gestionando fuera de él. Eso es suficiente para que un proveedor serio entienda el punto de partida. Puedes ampliar este punto en por qué Excel falla en la gestión de stock con volumen o en la diferencia entre ERP y SGA en operaciones de almacén.

Preguntas que no pueden quedarse sin respuesta concreta

Durante la demo, hay preguntas cuya respuesta vaga es en sí misma una señal de descarte. Estas son las que debes hacer y lo que una respuesta útil tiene que incluir:

1. ¿Cómo modela el sistema mis ubicaciones físicas?

No vale “gestiona ubicaciones”. Pregunta si puedes definir el tipo de hueco (palé, picking, reserva), su capacidad en unidades o peso, y si el sistema puede bloquearlo o asignarlo a una referencia concreta. Un SGA que solo gestiona SKU y cantidades no modela tu almacén real. Más detalle en gestión de ubicaciones en almacén con huecos y capacidades.

2. ¿La trazabilidad por lote es estructural o es un campo de texto libre?

Si el lote es un campo opcional que el operario puede dejar en blanco, no tienes trazabilidad: tienes una anotación. Pregunta si el sistema obliga a registrar el lote en recepción y si ese dato viaja con el movimiento hasta la expedición. Consulta trazabilidad por lote y caducidad en el almacén para entender qué implica hacerlo bien.

3. ¿Qué pasa cuando un hueco de picking se queda sin stock durante una ola de pedidos?

La respuesta tiene que incluir si el sistema lanza el reabastecimiento automático desde zona de reserva y en qué momento lo hace. Si la respuesta es “el operario va a buscar más”, el sistema no resuelve las roturas de picking, solo las registra. Puedes profundizar en reabastecimiento automático de huecos de picking.

4. ¿Dónde están alojados los datos y bajo qué normativa?

Si el proveedor no sabe responder en qué país están los servidores, o si la respuesta es “en la nube” sin más detalle, tienes un problema de cumplimiento potencial. Para empresas en España, los datos deben alojarse en infraestructura con garantías GDPR claras. El artículo sobre SGA SaaS con datos alojados en España detalla qué preguntar.

5. ¿Cómo funciona el inventario cíclico sin parar la operación?

Si la única opción es un cierre de almacén para hacer recuento, el coste operativo del inventario va a ser alto. Pregunta si puedes contar por zona o por referencia mientras el almacén sigue funcionando y cómo gestiona el sistema los movimientos intermedios. Más información en inventario cíclico sin parar la operación.

6. ¿Cuánto tarda la implantación y qué necesito de mi parte?

“Depende” no es respuesta. Pide un rango concreto en semanas, qué fases hay y qué tienes que aportar tú en cada una. Si tienes un ERP, pregunta también qué datos fluyen entre ambos sistemas. El artículo cuánto tarda en implantarse un software de almacén recoge fases y factores reales.

Criterios de descarte durante la demo

Estos son los comportamientos que indican que la demo no va a ser útil, con independencia de lo que diga la presentación:

• El proveedor no te pregunta nada antes de empezar. Si arranca la demo sin saber cuántas referencias tienes, qué flujo quieres ver o qué problema concreto estás intentando resolver, lo que vas a ver es un catálogo de funciones, no una evaluación.
• No puede mostrarte el flujo completo en pantalla real. Si cada pregunta sobre un módulo concreto recibe “eso lo vemos en una segunda reunión”, el sistema puede no estar completo o el comercial no lo conoce bien.
• Las respuestas sobre integración ERP son siempre “sí, lo hacemos”. Sin un detalle de qué datos, en qué dirección y con qué plazo, esa respuesta no vale nada. Consulta SGA con integración ERP sin proyecto de meses para saber qué plazos son reales.
• El precio no aparece hasta después de la segunda o tercera reunión. Un proveedor que no puede darte al menos un rango de coste en la primera conversación probablemente construye propuestas sin criterio fijo. En precio de un software SGA puedes ver qué incluye habitualmente el coste total.
• La demo usa solo datos de ejemplo y no puede reproducir tu escenario. Si no pueden meter tus referencias, tu estructura de zonas o un pedido que se parezca al tuyo, lo que estás viendo no es cómo funciona el software en tu almacén.

Qué esperar de una evaluación bien estructurada

Una evaluación útil dura entre 30 y 60 minutos en la primera sesión. En ese tiempo, el proveedor debería:

1. Hacerte preguntas antes de abrir ninguna pantalla, para entender tu operación.
2. Mostrarte los flujos que has identificado como críticos, no los que él considera más atractivos.
3. Decirte con claridad qué hace el sistema y qué no hace, sin rodeos.
4. Darte un rango de coste y un esquema de implantación al terminar, aunque sea orientativo.

Si necesitas un marco más amplio para comparar opciones, el artículo cómo comparar SGA SaaS para mediana empresa en España recoge los criterios que más pesan en una decisión real.

Una demo que no reproduce tu operación no te dice nada sobre si el software va a funcionar en tu almacén.

Cómo solicitar la prueba de Rowan SGA

La evaluación de Rowan dura 30 minutos. Antes de empezar, te preguntamos por tu estructura de almacén, tus flujos críticos y qué tienes hoy. Después mostramos exactamente lo que pediste ver: recepción línea a línea, gestión de huecos con capacidades y umbrales, picking con reabastecimiento automático, trazabilidad por lote y caducidad, packing y expedición con albarán.

Si algo no encaja con lo que necesitas, te lo decimos en esa misma sesión. Los datos se alojan en España.

Puedes ver cómo funciona la evaluación paso a paso en Demo de Rowan SGA: cómo funciona la evaluación y solicitar la tuya desde la misma página.